آستان مقدس علوی، در راستاى همراهى با پیشرفتهاى فناورى در زمینه فعالیتهاى ادارى و همچنین ضرورت اجراى اتوماسیون جهت ثبت فعالیتهاى خادمان، سیستم به روز اتوماسیون ادارى را وارد تمامى ساختارهاى فعالیتهای خود کرد. هدف از این اقدام تقویت و بهسازى فعالیتهاى خدمت به این بارگاه مطهر و زائران آن است.
تشکیل کمیتهاى تخصصى
«ماهر حمید مجید»، مشاور امور توسعه و بهسازى پایدار آستان مقدس علوى طى اظهاراتى تصریح کرد: «با نظارت تولیت آستان علوى براى اتوماسیونسازى فعالیتها در تمام ساختارهای ادارى، خدماتى، توسعه محور، فرهنگى، سرمایهگذارى، مهندسى و فنى، آستان مقدس علوى به تشکیل کمیتهاى با نظارت مشاور امور توسعه و بهسازى پایدار و با عضویت و ریاست متخصصان در زمینه تکنولوژى اقدام کرده است. این اقدام براى راهاندازى سیستمى جدید جهت ثبت فعالیتهاى خادمان شاغل در آستان است».
مجید توضیح داد: «این کمیته مسئولیت تشکیل سیستمى الکترونیک در اداره منابع انسانى را برعهده دارد. از طریق این سیستم خادمان امیرالمؤمنینعلیهالسلام مىتوانند، وارد آن شوند و فعالیتهاى روزانه خود را ثبت کنند. همچنین از طریق این سیستم، آستان مقدس علوى مىتواند، تاریخ فعالیتهاى خود را ثبت کند. علاوه آن مىتواند نیازهاى خود به منابع انسانى و اهمیت آن در تمام ساختارش را شناسایى کند.»
پایگاه دادهاى
وى تأکید کرد: «این سیستم فناوری، پایگاه دادهاى مناسبى را فراهم خواهد کرد تا شناختى از میزان فعالیت در تمام بخشها و ادارات و کارگروهها به دست آید. همچنین هدف از آن آموزش تمامى خادمان براى ثبت و آرشیو فعالیتهاى روزانهشان است.»
مجید خاطرنشان کرد: «آستان مقدس علوى برنامهی آموزشى هفتگى آماده کرده است که در آن همه افراد مرتبط حضور دارند. در این برنامه به آنان نحوه ورود به این سیستم و انجام فعالیتهاى محول آموزش داده مىشود. این سیستم براى ثبت فعالیتهاى تمامى کارکنان در بخشها و ادارات و کارگروهها آماده شده است.»
پیگیرى و سرشمارى
وى در ادامه گفت: «از بخش امور ادارى دو کارگروه، کارگروه پیگیرى فعالیتها و دیگرى کارگروه سرشمارى، تشکیل شده است. از طریق این دو کارگروه میزان فعالیت و منابع انسانى مورد نیاز در ساختار ادارى آستان مقدس علوى براى توازن در توزیع این منابع مشخص خواهد شد.»
پیگیرى مداوم طرح
به نوبه خود خادم «احمد حرب»، مسئول پیگیرى فعالیتهای آستان مقدس علوی نیز در سخنانی گفت: «این کارگروه با هماهنگى با کمیته ثبت، تعدادى کارگاه آموزشى را براى تمامى بخشهاى آستان مقدس علوى با هدف ثبت فعالیتهاى خادمان و نیز برپایى و ساماندهى فعالیت درون بخشهاى ادارى و خدماتى و امنیتى و فنى و پیگیرى گزارشهاى فعالیت ها برپا کرده است.»
