آستان مقدس علوی، در راستاى همراهى با پيشرفت‌هاى فناورى در زمينه فعاليت‌هاى ادارى و همچنین ضرورت اجراى اتوماسيون جهت ثبت فعاليت‌هاى خادمان، سيستم به روز اتوماسيون ادارى را وارد تمامى ساختارهاى فعاليت‌های خود کرد. هدف از این اقدام تقويت و بهسازى فعاليت‌هاى خدمت به اين بارگاه مطهر و زائران آن است.
تشكيل كميته‌اى تخصصى
«ماهر حمید مجید»، مشاور امور توسعه و بهسازى پايدار آستان مقدس علوى طى اظهاراتى تصريح كرد: «با نظارت تولیت آستان علوى براى اتوماسيون‌سازى فعاليت‌ها در تمام ساختارهای ادارى، خدماتى، توسعه محور، فرهنگى، سرمايه‌گذارى، مهندسى و فنى، آستان مقدس علوى به تشكيل كميته‌اى با نظارت مشاور امور توسعه و بهسازى پايدار و با عضويت و رياست متخصصان در زمينه تكنولوژى اقدام كرده است. اين اقدام براى راه‌اندازى سيستمى جديد جهت ثبت فعاليت‌هاى خادمان شاغل در آستان است».
مجيد توضيح داد: «اين كميته مسئوليت تشكيل سيستمى الكترونيک در اداره منابع انسانى را برعهده دارد. از طريق اين سيستم خادمان اميرالمؤمنين‌عليه‌السلام مى‌توانند، وارد آن شوند و فعاليت‌هاى روزانه خود را ثبت كنند. همچنین از طريق این سیستم، آستان مقدس علوى مى‌تواند، تاريخ فعاليت‌هاى خود را ثبت کند. علاوه آن مى‌تواند نيازهاى خود به منابع انسانى و اهميت آن در تمام ساختارش را شناسايى كند.»
پايگاه داده‌اى
وى تأكيد كرد: «اين سيستم فناوری، پايگاه داده‌اى مناسبى را فراهم خواهد كرد تا شناختى از ميزان فعاليت در تمام بخش‌ها و ادارات و كارگروه‌ها به دست آيد. همچنين هدف از آن آموزش تمامى خادمان براى ثبت و آرشيو فعاليت‌هاى روزانه‌شان است.»
مجيد خاطرنشان كرد: «آستان مقدس علوى برنامه‌ی آموزشى هفتگى آماده كرده است كه در آن همه افراد مرتبط حضور دارند. در این برنامه به آنان نحوه ورود به اين سيستم و انجام فعاليت‌هاى محول آموزش داده مى‌شود. اين سيستم براى ثبت فعاليت‌هاى تمامى كاركنان در بخش‌ها و ادارات و كارگروه‌ها آماده شده است.»
پيگيرى و سرشمارى
وى در ادامه گفت: «از بخش امور ادارى دو كارگروه، كارگروه پيگيرى فعاليت‌ها و ديگرى كارگروه سرشمارى، تشكيل شده است. از طريق اين دو كارگروه ميزان فعاليت و منابع انسانى مورد نياز در ساختار ادارى آستان مقدس علوى براى توازن در توزيع اين منابع مشخص خواهد شد.»
پيگيرى مداوم طرح
به نوبه خود خادم «احمد حرب»، مسئول پيگيرى فعاليت‌های آستان مقدس علوی نیز در سخنانی گفت: «اين كارگروه با هماهنگى با كميته ثبت، تعدادى كارگاه آموزشى را براى تمامى بخش‌هاى آستان مقدس علوى با هدف ثبت فعاليت‌هاى خادمان و نيز برپايى و ساماندهى فعاليت درون بخش‌هاى ادارى و خدماتى و امنيتى و فنى و پيگيرى گزارش‌هاى فعاليت ها برپا كرده است.»
